TEMA 3. PROPUESTA PARA LA FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

TEMA 3. PROPUESTA PARA LA FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Introducción. Esta propuesta de Estrategia de Gestión del Conocimiento que se presenta a continuación es producto de un Taller de Trabajo que se ha realizado al interior del departamento de Programas, con la colaboración de personal de otros departamentos de Ayuda en Acción. Dicho Taller ha sido un primer paso para reflexionar y madurar ideas, primero dentro del Departamento para luego compartirlas con el resto de Departamentos de AeA e iniciar un ciclo de sesiones que podrían desembocar en un Grupo de Trabajo Interdepartamental. La idea surgió a raíz de una invitación del Presidente de AeA, Don Gonzalo Crespi, a empezar a plantearnos, de una vez por todas, una manera eficaz de gestionar toda aquella información, experiencias y conocimiento que se desprendía de las Áreas de Desarrollo y ponerlo al servicio de toda la Institución e incluso del exterior. Qué se hace y cómo se trabaja en cada Área de Desarrollo, qué resultados estamos cosechando, en qué medida afectan nuestras acciones y nuestras decisiones a la comunidades y beneficiarios. Cómo recuperar y cómo compartir las lecciones aprendidas durante el desarrollo de nuestro trabajo sobre el terreno. Por eso mismo, aunque ya hace tiempo que en el Departamento de Programas hemos identificado dicha necesidad, la asistencia a un curso sobre gestión del conocimiento nos ha abierto nuevos horizontes para poner en marcha varias alternativas que podrían involucrar y alimentar a toda la Institución. Este papel es fruto de dicha reflexión que queremos compartir con todos vosotros. 1.  Qué entendemos por Gestión del Conocimiento. Es el proceso mediante el cual adquirimos, generamos, almacenamos, compartimos y utilizamos conocimiento, información, ideas y experiencias para mejorar la calidad en el cumplimiento y desarrollo de la misión de la organización. Gestión del conocimiento para evitar perderlo, para aprender de él, para mejorar la toma de decisiones, como riqueza de crecimiento personal y también organizacional, capitalizando el potencial de los recursos humanos, empoderando a los sujetos con los que estamos trabajando y mejorando la calidad de nuestro trabajo. En definitiva, gestionar bien para crecer todos. Compartir para aprender. Aprender y, nuevamente compartir; compartir para volver de nuevo a aprender y alimentar, una y otra vez, la espiral interminable del conocimiento. 2.  Situación actual. Ayuda en Acción es una organización que ha crecido bastante en los últimos años. Ha pasado de ser una institución pequeña en la que la mayor parte de la información que se generaba se traspasaba dentro de la Sede a través de mecanismos no formales, a tener que buscar y redefinir nuevos canales de comunicación para hacer frente a la creciente incorporación de personal. Ha supuesto un esfuerzo añadido no sólo dentro de cada uno de los departamentos sino en toda la institución para no perder la perspectiva de trabajo global. Ello ha comportado una serie de cambios organizativos en toda la estructura entre los que se encuentra una constante redefinición de funciones, competencias y espacios en los que interactuar. Si nos detenemos un poco más en la situación actual de la organización sobre cómo fluye la información o de si existen actualmente espacios y herramientas para ello, y de si realmente aprendemos de nuestra experiencia y lo compartimos, nos damos cuenta de que aún nos queda un largo camino por recorrer. Ni la información ni el conocimiento circulan ni se comparten debidamente, ni siquiera aquella necesaria para un óptimo desempeño de las funciones y competencias de cada miembro o incluso para el propio desarrollo y crecimiento institucional. Ello está provocando situaciones de desinformación y de desconocimiento que complican las tareas y la toma de decisiones cotidianas. Es más, hay un desconocimiento generalizado de todo el conocimiento que se produce en Ayuda en Acción; sencillamente no se sabe. El conocimiento existe pero no se procesa ni se difunde por no existir canales ni herramientas adecuados para ello; permanece estanco. Se transmite pero de una manera aleatoria, desconexa y con falta de criterios, provocando a veces excesos descontrolados de información que llegan a saturar, bloquear y desgastar la propia dinámica de trabajo. Se generan incluso situaciones tales como la de buscar información afuera de la organización cuando dicha información se encuentra precisamente dentro, desaprovechando recursos y fuentes internas. Todo esto es producto de la cada vez mayor especialización del personal sin crear, paralelamente, mecanismos de conocimiento global. ¿Cuál sería la situación ideal? Es verdad que las organizaciones perfectas no existen, están dentro de los sueños de todos los que forman parte de ellas. Pero gracias a esos sueños se puede seguir creciendo y avanzar, buscando un futuro mejor, construyendo una organización cada vez más fuerte e inteligente, generadora de nuevas ideas y mejores prácticas, aprendiendo de los errores pasados. Ayuda en Acción está viviendo un proceso de revisión de la estrategia y la práctica institucional, un proceso de revisión interna de su propio quehacer con el fin de generar nuevos espacios de encuentro y de aprendizaje dinamizadores de la vida organizacional. En ese marco, la situación ideal que debería guiar nuestras acciones sería la de conseguir una organización compuesta, principalmente, por gente motivada para el aprendizaje, que busca las mejores prácticas para su trabajo, que contrasta y se supera continuamente; con una estructura descentralizada por la que fluya cómodamente y sin complejos el conocimiento y la información, con espacios suficientes para compartir y aprender; y con unos procesos de gestión del conocimiento compartidos y utilizados por todos, que fomenten las habilidades para el aprendizaje y se incentive a socializar experiencias, a reflexionar sobre ellas, a comunicar, buscar nuevos caminos y a incorporar y asimilar lo aprendido. 3.  Propuesta de Objetivos para un Sistema de Gestión del Conocimiento El sistema de gestión del conocimiento podría estar guiado por los siguientes objetivos estratégicos: OBJETIVO GENERAL Aprender de la experiencia para mejorar y enriquecer la calidad de nuestro trabajo en el combate contra la pobreza. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ·                    Establecer los mecanismos y espacios necesarios para adquirir, almacenar, compartir y transferir, en todas direcciones, el conocimiento que reside en Ayuda en Acción.    ·                    Recuperar la experiencia y el saber-hacer que la organización ha ido adquiriendo a lo largo de todos estos años.    ·                    Analizar y detectar las necesidades de conocimiento.    ·                    Distribuir el conocimiento en función de las necesidades y preferencias.    ·                    Potenciar y mejorar los flujos de conocimiento existentes en todos los procesos para incrementar la eficiencia y la eficacia en el trabajo cotidiano.    ·                    Reconocer expertos.    ·                    Aportar, con el conocimiento explícito, a una mejor práctica en el combate contra la pobreza. ¿Qué conocimiento compartir? Las organizaciones dispersas geográficamente como la nuestra deberíamos compartir y difundir el saber-hacer de la organización, priorizando aquel que nos ayudara a desarrollar más eficazmente la Estrategia Institucional. En la Estrategia Institucional deberán quedar identificados, claramente, aquellos conocimientos que la organización considera estratégicos para un buen hacer de los objetivos de la misión. Por lo que el sistema de gestión del conocimiento, consciente de la imposibilidad de compartir todo el conocimiento que se genera en la institución, debería priorizar aquel que esté relacionado con ésta. Por otra parte, el sistema garantizaría, además, la calidad y fiabilidad de lo que se compartiera. 4.  Espacios para compartir el conocimiento. Hemos identificado y proponemos, a discusión, siete puntos de encuentro en donde compartir, debatir y reflexionar sobre las mejores prácticas y aprendizajes que vamos adquiriendo a través de la experiencia y la socialización. Y otros cuatro puntos de acceso por donde difundir y poner al servicio de la institución aquella información y aquel conocimiento que pudiera resultar útil a los demás. 4.1 Los puntos de encuentro a considerar son: ·         Reuniones de Conocimiento. Las Reuniones de Conocimiento servirían para captar, recuperar y compartir experiencias o lecciones concretas producto de una buena o mala práctica (bien podrían ser positivas o también negativas debido a diferentes factores que habría que identificar; a menudo aprendemos más de los errores que de las acciones que, sin saber muchas veces por qué, salen perfectas). Aquí tendría cabida todo tipo de reflexiones, desde cómo se ha trabajado en la realización de una PMP determinada y lo que hemos aprendido de ese proceso, o los errores que generalmente cometemos cuando desarrollamos un taller participativo, a los resultados que se están obteniendo en el campo en determinada disciplina aplicando determinadas metodologías (en microcréditos, género, granjas comunales, huertos escolares, microempresas, educación de adultos, enseñanza primaria, estimulación precoz, capacitación a líderes, talleres, empoderamiento…); habría que identificar también ejemplos propios de otros departamentos. Tendrían lugar en todas las esferas de trabajo, entre los equipos y coordinadores de campo, en las Oficinas Nacionales y en la Sede a diferentes niveles, bien aprovechando una reunión de trabajo, bien convocándola específicamente, bajo la metodología que mejor se adaptara a las circunstancias y a las personas. El reto sería crear conciencia de un aprendizaje continuo y compartir ese aprendizaje con el resto de la Organización. Por eso mismo, como parte de la metodología utilizada, cada vez que se identificara un posible aprendizaje o lección o se reflexionara sobre un determinado proceso se elaboraría un pequeño artículo sobre dicha experiencia o enseñanza (no haría falta que fuera muy extenso) y se introduciría en el Centro de Documentación. ·         Grupos de Trabajo Internacionales. Se organizarían una serie de Grupos Internacionales de Trabajo con un objetivo, unos resultados y un presupuesto determinados. Habría dos tipos diferentes de Grupos de Trabajo, clasificados según criterio geográfico: Grupos Norte-Sur y Grupos Sur-Sur, dependiendo del objetivo que se hubiera definido previamente (intercambio y reflexión de experiencias, desarrollo de un tema concreto…). La selección del personal que conformara cada Grupo dependería, básicamente, de la experiencia que aportaran al grupo y de su reconocimiento como expertos en la materia. Dichos Grupos durarían el tiempo que tardaran en desarrollar su cometido. ·         Grupos de Trabajo Interdepartamentales. A su vez, también se crearían Grupos de Trabajo Interdepartamentales para el desarrollo de temas puntuales que afectaran al conjunto de Ayuda en Acción, independientemente de su estructura organizativa. Dichos Grupos, al igual que los Grupos de Trabajo Internacionales  tendrían unos objetivos y unas metas preestablecidas. ·         Comunidades Temáticas. Las Comunidades Temáticas estarían formadas por un grupo de personas de Ayuda en Acción que, de una forma totalmente voluntaria, se organizaran en torno a una temática específica,  independientemente de su procedencia, Área de Desarrollo, país, cargo o departamento adscrito. Les uniría, por encima de todo, un interés y una pasión común, causa y efecto por la que se constituirían como Comunidad, y se deberían marcar una serie de objetivos, metas y tiempos, con productos tangibles que se pudieran socializar con el resto de la organización. Aprovecharían la infraestructura de AeA para comunicarse y se moverían libremente a través de Intranet, dándose de alta y de baja por ese medio. Mientras la herramienta de Intranet no estuviera funcionando a pleno rendimiento, se instaría a estas Comunidades a informar de su existencia y cometidos al coordinador/a del Sistema de Gestión del Conocimiento. Para su buena marcha sería recomendable identificar entre el grupo a un interlocutor/moderador/líder que poseyera cualidades de comunicador y dinamizador. Encuentros de Directores Nacionales. La mejor forma de comunicación y expresión sigue y seguirá siendo, a pesar de todos los avances en tecnología, la del cara a cara, el contacto físico. Por ello, todos los años se está potenciando al menos un Encuentro de Directores Nacionales en la Sede de Ayuda en Acción. El objetivo de dichos encuentros es el de compartir experiencias y conocimientos claves en el desarrollo de la dirección y gestión de los programas y proyectos de un país. Encuentros de Voluntariado Los Encuentros de Voluntariado han sido de las primeras iniciativas de Ayuda en Acción en compartir y transmitir conocimiento, a trvés de canales formales, con los grupos de voluntarios existentes en toda la geografía española. Su objetivo no es otro que el de velar por la formación de los voluntarios y el intercambio de experiencias. Tertulias de sobremesa. Cada vez que llega una visita procedente del Sur a la Sede se organiza una sobremesa entre el visitante o visitantes y todos los miembros curiosos de la organización. Básicamente, estas tertulias se organizan con las visitas procedentes de África y de Asia, gestionados por Actionaid, para abrir un espacio en donde intercambiar con nuestra organización hermana diferentes pareceres, visiones y metodologías de trabajo, a la vez que se da un repaso a la situación socio política actual del país en cuestión. Las visitas procedentes de América, por razones de trabajo y competencias, tienen asignado un calendario de reuniones interdepartamentales más intensivo y se aprovechan otros canales en los que compartir y difundir, como los Encuentros de Directores Nacionales. 4.2  A su vez, se trabajaría sobre cuatro puntos de acceso considerados críticos a la hora de compartir dicho conocimiento: ·         Un Centro de Documentación virtual. La Sede cuenta con un centro de documentación propio que, introduciéndole algunas mejoras, podría tener un uso mucho más extensivo. Dotándole de un buen sistema de clasificación informatizada y con una estrategia de gestión documental que normativizara no sólo los libros y revistas que se compran en la Sede, sino todos los documentos e informes que se generan en Ayuda en Acción. De esta manera, podríamos realizar una buena difusión y un buen uso de todo el material existente y aprovechar mejor los recursos propios. Por tanto, un punto de acceso clave a toda la información y conocimiento que se produce internamente sería el Centro de Documentación, pero no sólo informatizado, sino también virtual, accesible desde cualquier lugar a través del buscador de la Intranet. Para su correcta regulación, se debería nombrar a un administrador del Centro en cada oficina de AeA -delegaciones, ADs y Oficinas Nacionales- y en cada uno de los departamentos de la Sede, con la función de introducir, mediante un sistema común de clasificación, todo aquel documento e informe que se produjera, adjuntando siempre un abstract o resumen. También se podrían insertar las reseñas bibliográficas de los libros y revistas que se hubieran leído y comprado y poseyeran buenos contenidos que nos pudieran servir de apoyo en el desarrollo cotidiano de nuestro trabajo. A su vez, habría un responsable o coordinador del Centro de Documentación en la Sede que se encargara de coordinar y de establecer una determinada política y estrategia para el Centro, de dinamizarlo, revisar los contenidos y la calidad de lo que circulara, y mantenerlo ordenado y operativo en todo momento. ·         Publicaciones periódicas. El principal objetivo de las publicaciones periódicas que se editan en Ayuda en Acción es el de recuperar experiencias y prácticas interesantes, pensamientos e ideas sobre áreas de trabajo específicas, que circulan entre el personal de AeA y difundirlas ampliamente.  Actualmente se están difundiendo el Boletín Interno, Acción Local, el Boletín de Ayuda en Acción, la Memoria Institucional, El Observatorio y Foro Abierto. ·         Publicaciones puntuales. Se potenciaría la publicación de aquellos trabajos que aportaran mayor conocimiento a la comunidad internacional. Dentro de este espacio se tendría previsto publicar aquellas enseñanzas que fuéramos recuperando de las evaluaciones de impacto que se realicen en los proyectos. ·         El correo electrónico. Esta herramienta es la más sencilla y la más utilizada por su rapidez en la comunicación, independientemente de la ubicación física de las personas, a la vez que se elige directamente a los destinatarios de la información. Es uno de los principales puntos de acceso. Existen dos puntos de acceso más que de momento no se irían a desarrollar por falta de medios. Uno de ellos sería la creación de un portal de Intranet como espacio virtual con el que capturar, almacenar, redistribuir y comunicar, de una manera sencilla, ágil y dinámica, información y conocimiento, como una gran base de datos inteligente e interactiva, con espacio, además, para organizar talleres o foros de discusión y crear comunidades temáticas virtuales entre personal de diferentes regiones. Actualmente, la Intranet se utilizaría, básicamente, como canal para desarrollar una base de datos documental para el Centro de Documentación, con todo el ahorro de costes de DHL que ello también significaría. El otro apuntaría a la creación de una plataforma para la formación para fomentar la adquisición y generación de conocimientos y saberes entre la gente que directamente trabaja en los proyectos. De esta manera, garantizaríamos a nuestros técnicos de campo la posibilidad de tener a su disposición las mejores herramientas para desarrollar la misión que nos encomienda AeA. Actualmente se está trabajando con la Universidad de Córdoba en la formación de una Maestría a Distancia en Agroforestería la cual irá dirigida a aquellos técnicos de Latinoamérica que trabajan en cooperación. Dicha maestría se impartiría utilizando la infraestructura de Internet, al igual que otras tantas universidades europeas a distancia, y empezaría a funcionar a partir de septiembre de 2001. 5. Propuesta de trabajo coordinado. Para continuar trabajando hacia la creación de un sistema propio de gestión del conocimiento en Ayuda en Acción, sugerimos, a raíz de esta propuesta de base, iniciar una serie de sesiones en el interior de cada Departamento involucrado para ir definiendo los espacios en los que se podría mejorar y compartir conocimiento, qué tipo de conocimiento sería el prioritario en cada uno de ellos y con quién-es se podría compartir; deberíamos aclarar, por ejemplo, si rescindir el sistema sólo al personal de AeA, o plantearnos, quizás a medio plazo, incluir a los socios o grupos de voluntariado en determinados espacios de conocimiento como pudiera ser una parte de la Intranet. Sugerimos, además, la creación de un Grupo de Trabajo Interdepartamental específico para el diseño del sistema, que analizara las diferentes propuestas generadas en cada Departamento y se encargara de definir el sistema de gestión de conocimiento para toda Ayuda en Acción. Toda esta propuesta se podría discutir durante la Charla sobre Gestión del Conocimiento que está convocada para este lunes día 19 de febrero de tres a seis de la tarde.